Overzicht
Het Leger des Heils is een godsdienstige organisatie die zich inzet voor een rechtvaardige samenleving waarin iedereen de kans krijgt om zijn of haar volledige potentieel te bereiken. Het Leger des Heils staat klaar voor de meest kwetsbaren in de samenleving: mensen zonder helper. Vanuit een christelijke motivatie verlenen wij hulp aan kwetsbare mensen die ondersteuning nodig hebben op het gebied van (geestelijke) gezondheid, (beschermd) wonen, financiën, werk en opvoeding. Per jaar staan ca. 7.000 professionals en 12.000 vrijwilligers van het Leger des Heils klaar voor 75.000 mensen. Meer informatie over ons werk vind je op legerdesheils.nl.
Als Management Assitent van de HRM Executive Officier bij het Leger des Heils speel je een cruciale rol in het ondersteunen van onze missie en visie door het bieden van essentiële administratieve en organisatorische ondersteuning.
Functieomschrijving
Als Management Assistent fungeer je als de rechterhand van de HRM Executive Officier en neem je de operationele en administratieve taken op je. Deze ondersteuning stelt de HRM Executive Officier in staat om zich volledig te richten op het geestelijk leiderschap en het aansturen van HR-initiatieven. De Management Assistent coördineert afspraken, beheert communicatie, en zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt.
Door jouw aanwezigheid kan de HRM Executive Officier zich ongehinderd wijden aan het helpen van anderen, het verspreiden van liefde en het brengen van hoop, zonder zich zorgen te maken over de operationele details. Samen vorm je een team dat daadwerkelijke verandering in onze organisatie en gemeenschappen in Nederland mogelijk maakt.
Jouw team bestaat uit 6 personen. We voeren administratie voor 75 actieve officieren en de organisatie is 260 personen sterk. Als Management Assistant bij het Leger des Heils ben je de rechterhand van onze HRM Executive Officier binnen het Leger des Heils. Je ondersteunt niet alleen bij de dagelijkse handelingen, maar draagt ook bij aan het efficiënt functioneren van ons team om zo onze missie te vervullen. Je beheert de agenda, plant afspraken en zorgt voor een vlotte communicatiestroom. Daarnaast bied je administratieve en organisatorische ondersteuning om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
Verantwoordelijkheden:
- Agendabeheer:Beheren van de agenda van HRM Executive Officer, plant vergaderingen, afspraken en je zorgt ervoor dat deze op tijd worden bijgewerkt.
- Organisatie: Het organiseren van evenementen voor het managementteam.
- Communicatie: Tussenpersoon voor zowel interne als externe communicatie. Zoals het beantwoorden e-mails, telefoontjes en post namens het management en zorgen voor een effectieve communicatiestroom.
- Procesbeschrijving: Schrijven van processen en vastleggen van de werkwijze
- Documentbeheer: Dit omvat het opstellen en bewerken van documenten, rapporten, memo's en presentaties. Tevens verantwoordelijk voor archivering en documentbeheer.
- Projectondersteuning: Betrokken bij specifieke projecten en het helpen bij het coördineren, plannen en documenteren van projectactiviteiten waaronder vaarwel programma's.
- Klant- en relatiebeheer: Onderhouden contact met klanten, zakelijke partners en andere belanghebbenden namens het management.
- Onboarding: Het faciliteren van- en onboarden van nieuwe medewerkers.
- Financieelbeheer: Assiteren en bijhouden van financieel beheer.
- Vergaderingsondersteuning: Organiseren van vergaderingen, notities maken, agendapunten opstellen en verslagen opstellen. Zorgen dat vergaderingen efficiënt verlopen.
- Informatiebeheer: Het verzamelen en analyseren van gegevens om rapporten en presentaties voor te bereiden. Zorg voor vertrouwelijkheid en AVG gegevensbescherming.
Functie-eisen
- Een afgeronde opleiding richting office management support/ directiesecretaresse
- Uitstekende organisatorische en multitaskingvaardigheden
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- Een hoog niveau van vertrouwelijkheid en integriteit
- Een positieve en proactieve houding
- Kennis van en affiniteit met de missie en visie van het Leger des Heils
- 2 van de 4 dagen op kantoor uren zijn in overleg bespreekbaar
- Werken met ATS systeem van AFAS
- Goede MS office kennis
- Verder ben je christen en kun je aangeven wat dit voor jou betekent. Wil je hier meer over lezen? Kijk dan op www.legerdesheils.nl/identiteit
Arbeidsvoorwaarden
Het Leger des Heils doet ertoe in onze samenleving. Jouw werk bij ons daarmee ook. Het is werk dat zowel professioneel als persoonlijk voldoening geeft. Je werkt vanuit een enthousiast team met standplaats Almere. Wij nemen je graag mee in in onze godsdienstige organisatie en bieden je een plek waar je ook je loopbaan verder kunt ontwikkelen. Daarnaast bieden wij je:
- Een dynamische baan waarin ruimte is om je eigen accenten te leggen, vanuit standplaats Almere, thuiswerken is mogelijk,
- Een goede balans tussen werk en prive,
- Een contract voor 12 maanden met de intentie om daarna een vast dienstverband aan te gaan,
- Salaris van max €3900,00 bruto en een 13e maand. Inschaling is afhankelijk van kennis-, ervaring en senioriteit,
- Daarnaast bouw je maandelijks een loopbaanbudget op die je voor je eigen ontwikkeling kunt inzetten,
- Pensioenopbouw via Pensioenfonds Zorg & Welzijn,
- 170 verlofuren per jaar o.b.v. een 36-urig dienstverband. Daarnaast heb je recht op maximaal 36 vitaliteitsuren die je opbouwt afhankelijk van je leeftijd,
- Diverse overige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een thuiswerkregeling, fietsregeling, gebruik van een OV-businesscard en een vakantietoeslag van 8% per jaar.
Contactinformatie
Wij komen graag met jou in contact om jouw wensen en onze mogelijkheden te bespreken. De vacature staat open totdat we de juiste kandidaat hebben gevonden, dus wacht niet te lang met reageren. Dat kan via de button ‘Solliciteer direct’ bij de vacature op www.legerdesheils.nl/vacatures. Eerst meer weten? Neem contact op met Francois Roskam (sr. Corporate Recruiter) via francois.roskam@legerdesheils.nl . Nadat je gesolliciteerd hebt, nemen wij snel contact met je op.
